Quizás ya has escuchado decir que un software contable y administrativo ayuda a simplificar las labores dentro de tu negocio, pero tal vez aún te surgen dudas sobre la utilidad real que tiene dentro de la gestión empresarial y los beneficios que éstos representan a la hora de incorporarlo a tus procesos.
A continuación, te compartimos algunos ejemplos de la utilidad de estos programas para ganar eficiencia en las tareas administrativas en cualquier tipo de compañías.
Emitir facturas y otros comprobantes
Una de las funciones de un software de facturación electrónica es la emisión de facturas con todos los requisitos establecidos por las autoridades, de una forma sencilla, en menor tiempo y que ayudan a cumplir con las disposiciones fiscales.
Al mismo tiempo, la herramienta permite la integración de complementos de factura, según el tipo de comprobante: comercio exterior y Carta Porte, por ejemplo. Además, gestionan la emisión, timbrado y envío de facturas de forma masiva para ahorrar tiempo.
Actualizar tu información contable en tiempo real
Cuando se tiene una herramienta administrativa en línea, la información relacionada con las ventas, facturación, pagos y otros conceptos se mantiene actualizada en tiempo real. Esto contribuye a simplificar los registros contables, ya que se realiza de forma automática.
De esta manera, el registro contable es mucho más eficiente y sin errores, como una forma de mejorar la gestión para realizar las declaraciones informativas pertinentes a tiempo y correctamente ante las autoridades fiscales.
Generar reportes y estadísticas
Tener conocimiento del estado financiero de la empresa resulta clave para la toma de decisiones correctas, acertadas y oportunas. Por ello, tener la posibilidad de generar reportes con un software administrativo es una gran ventaja.
Además, estos reportes son configurables para obtener información estadística sobre ventas mensuales, periodos de mayor venta, productos más vendidos, clientes más importantes, entre otros datos, que permiten implementar nuevas estrategias.
Hacer seguimiento de tus clientes con un CRM
Un programa informático administrativo también permite integrar expedientes electrónicos, con información oportuna sobre los clientes para consultar saldos, pedidos pendientes, productos apartados, estados de cuenta, antigüedad de saldos, productos más vendidos, ventas mensuales y citas programadas.
De igual manera, al tener la información integrada es más sencillo tener claridad sobre las cuentas por pagar y por cobrar, para poder cumplir con los compromisos en tiempo y forma y mantener buenas relaciones con clientes y proveedores.
Tener tu información en la nube, de forma segura
Con el uso de un software administrativo y contable es posible integrar la información en plataformas digitales en la nube como una forma de contar con un respaldo, bajo altos estándares de seguridad y mediante accesos controlados, de acuerdo con los permisos establecidos por los directivos de cada compañía.
A su vez esto permite consultar información histórica de forma sencilla, tanto para asuntos internos de la compañía como para responder a alguna aclaración de los clientes. De este modo, es posible acceder con mayor eficiencia.
Gestionar procesos desde cualquier lugar
El hecho de tener acceso a la información en línea y de forma segura es una ventaja para poder gestionar los procesos desde cualquier lugar, como un beneficio para el trabajo remoto, la actualización en tiempo real y la eficiencia en las operaciones.
De igual manera, con esta característica es posible que diversos departamentos de la empresa integren la información o consulten datos, necesarios para sus actividades en cualquier momento y desde cualquier lugar para agilizar los procesos.
Conclusión
Ahora tienes información mucho más concreta sobre la aplicación que tiene un software administrativo en la gestión empresarial, así como la manera en que contribuye a facilitar las labores al interior de la empresa, sin considerar los beneficios de productividad y ahorro de tiempo y costos.